Workflow是一個與其他系統非常緊密的系統，在設計一個Workflow之前，除了應該將簽核表單設計好之外，也要配合其他的設定，如公司的組織部門的結構，到人員的編制與部門機能，各部門主管的職級與核決權限等等，以下說明與Workflow相關的基本設定。

q  群組與角色設定

系統的設定除了User外，還有群組的設定，群組就是代表多個Users，一般代表部門或特殊群組，但在Workflow系統中，群組可以用來作為角色來使用，只要在群組當中設定「角色」為「Y」即可，如下圖，角色一定是群組，但群組不一定是角色(設為Y的才是角色)，有時角色只能有一個User(如部門主管)，但有時可以多個，這個設定與前版的EEPFlow有很大的不同，主要是關係變簡單了，設定也變簡單了。

 

 

q  組織設定

企業組織在Workflow中是必要的設定，否則將無法正常運作，因為Workflow是用來規範企業的簽核制度，由屬下填寫單據往下呈送，過程中必須定義那個User在企業是扮演什麼職務(角色)，在什麼組織與部門之下，主管是誰，其後面有沒有另外的主管等，都是透過組織來設定完成的。

組織定義是以一個樹狀的結構來定義，由上往下定義，每個組織或部門都要定義其主管為那一個角色負責(一定要以角色來定義)，其部門之下有那些角色成員（有那些角色編制），注意這些組織的成員中，大都是複數角色(一個角色代表多個User，如業務，工程師)，但如果是主管或特定的角色(如出納或倉管)，一般都是單獨角色(一個角色一個User扮演)，否則簽核到該角色時，如果有多人則會有權責的問題。

q  職級設定

企業在制訂流程時，一般主管簽核的活動元件(FLApprove)並不是單層簽核即可，都會依據單據情況來自動決定簽核的層級，如最常見的請購單，可以制訂各級主管的請購金額上限，如一般主管為一萬元，經理為三萬元，副總為十萬，超過十萬則要總經理簽核等。如此在FLApprove中就必須制訂各部門主管的職級，好讓系統遇到主管簽核時能自動依據主管權責條件來決定簽送到那個層級主管。如圖即為職級設定的畫面。

 

q  組織代號設定

前面的組織設定中，是可以有多套組織一起運作，如公司會有一個行政組織，可能還會有一個公會組織(福委會)或特殊的專案組織等等，因為組織的不同，部門主管與成員也不同，因此在Workflow中必須定義對應到那一個組織以方便系統自動運作，但為了方便，在Workflow建立時，系統預設都視為公司行政組織。

q  代理人設定

由於企業的User並不是一直都在公司或能上網的地方，因此只要有人請假或出差就會有代理人的問題，因為Workflow電子簽核，一定要有人上線簽核才會往下流動單據，因此企業主管出差請假前就必須讓系統知道由誰代理原來的角色，代理的設定將有時間性與功能性，如下圖定義此角色將由那個User代理並指定期間，並且可以指定哪些流程由哪些人代理之，讓系統的代理可以更彈性。

 

上圖中，注意有一個「平行代理」欄位，正常代理情況下都是「N」，如果為「Y」代表被代理者與代理者間的關係是平行的關係，也就是此代理關係是屬於常態性的代理，並非一段短期間的代理，在待辦事項中兩者都會看到相同的單據，兩者也都可以對此些單據進行簽核，不同的是：如果是原角色簽核時將不會發出「通知」給平行代理者，反之，如果是平行代理者簽核時，流程將會繼續往下流動，同時系統將會自動發送「通知」給原職務角色，其目的是為了解決原職務角色經常外出，公司內部的職務將有一位常態的代理人，以免因主管外出影響公司運作。