Ø 流程元件介紹

在Workflow(以下簡稱WF)中整個流程設計都是以活動元件所構成，以下我們將 WF的幾個重要活動元件(Activity)說明如下：

 

1.FLStandard ：標準活動元件，這是最基礎的活動元件，用來設定使用一個Web與Mobile表單來進行簽核，並設定呈送的對象與角色。

 

2.FLApprove ：審核活動元件，這是一個專門用來審核的活動元件，與FLStandard同樣設定一個Web與Mobile表單來簽核，本活動的對象一定是呈送者的主管，最特別的是本活動可以依不同的職級來設定不同的核准權限條件，不必去組合多個龐大複雜的IfElseActivity活動。

 

3.FLNotify ：通知活動元件，這個活動主要用來通知一個特定的對象，讓該對象能即時收到通知，並且無論該對象處理為何，都會往下繼續流動，也就是不會受到這個活動的影響而停滯。

 

4.ParallelActivity ：平行處理活動元件，可同時處理多個活動的會簽(條件AND)與平行簽核(OR)，會簽會等所有平行活動審核完畢才會往下流動，平行簽核則是只要有任一活動審核就會往下流動，目的是可以提升簽核效率。 

 

5.IfElseActivity ：邏輯判斷元件，可以定義一個或多個邏輯判斷式，來處理企業的商業邏輯，用來分支處理往下走哪一條活動路線。

 

6.FLProcedure ：處理程序活動元件，該活動是對應到Application Server上的一個伺服程式(Server Method)，就是流程經過本活動時，會執行該Server Method，並且會告之流程方向(有往後呈送與往前退回)。

 

7.FLSubFlow：子流程活動元件，用來串接另一個子流程所使用，可以讓Flow當中有一個子流程，當該子流程結束時，會回到原流程繼續執行，唯一要注意的是，主流程與子流程須同為一個流程表單，否則無法串接與持續。

 

8.FLValidate ：稽核活動元件，這是一個資料或制度稽核的檢查，可以預先設定條件，如條件不符合，系統會自動退回處理，符合才能往下流動。

 

9.FLHyperLink ：連結活動元件，此專門用來讓User操作的活動元件，在Server上的WF引擎將不做任何處理，當User按了這個連結活動時，會打開指定的另一個流程圖。

 

10. FLQuery ：查詢活動元件，此專門用來查詢簽核中或已結案的單據，結合在流程活動中以方便User查詢資料，當然本活動元件在Server上的WF引擎是不會有任何作用的(By Pass)。

 

11. FLReject ：中止活動元件，此專門用來中止流程的進行，也就是強制作廢本張單據，除了作廢外，會指定執行一段ServerMethod進行中止或錯誤的處理，並可設定中止通知的對象。

 

12.FLDetails：明細活動元件，此專門用來Master/Detail這種有多筆明細表的資料來進行流程的簽核，在本活動中，可以根據此Details的各筆內容來進行流程簽核，每一筆都可以設定要簽核的角色及是否為平行處理或串列處理，此活動可以用來動態自定流程的簽核與自動流程步驟等等強大功能。

 

以上的活動元件，都可以設定一個對應的Web或Mobile表單，可以兩者都設或任選一個，目的是為了在流程當中，User可以透過Web或Mobile來簽核都可，以整合企業內外的管理者與用戶，當然Web系統會自行對應到Web的表單，Mobile的系統就對應到Mobile表單。

 

Ø 企業組織與角色

Workflow是一個與其他系統非常緊密的系統，在設計一個Workflow之前，除了應該將簽核表單設計好之外，也要配合其他的設定，如公司的組織部門的結構，到人員的編制與部門機能，各部門主管的職級與核決權限等等，以下說明與Workflow相關的基本設定。

• 群組與角色設定

系統的設定除了User外，還有群組的設定，群組就是代表多個Users，一般代表部門或特殊群組，但在Workflow系統中，群組可以用來作為角色來使用，只要在群組當中設定「角色」為「Y」即可，如下圖，角色一定是群組，但群組不一定是角色(設為Y的才是角色)，有時角色只能有一個User(如部門主管)，但有時可以多個，這個設定與前版的EEPFlow有很大的不同，主要是關係變簡單了，設定也變簡單了。

• 組織設定

企業組織在Workflow中是必要的設定，否則將無法正常運作，因為Workflow是用來規範企業的簽核制度，由屬下填寫單據往下呈送，過程中必須定義那個User在企業是扮演什麼職務(角色)，在什麼組織與部門之下，主管是誰，其後面有沒有另外的主管等，都是透過組織來設定完成的。

• 職級設定

企業在制訂流程時，一般主管簽核的活動元件(FLApprove)並不是單層簽核即可，都會依據單據情況來自動決定簽核的層級，如最常見的請購單，可以制訂各級主管的請購金額上限，如一般主管為一萬元，經理為三萬元，副總為十萬，超過十萬則要總經理簽核等。如此在FLApprove中就必須制訂各部門主管的職級，好讓系統遇到主管簽核時能自動依據主管權責條件來決定簽送到那個層級主管。如下圖即為職級設定的畫面。

• 組織代號設定

前面的組織設定中，是可以有多套組織一起運作，如公司會有一個行政組織，可能還會有一個公會組織(福委會)或特殊的專案組織等等，因為組織的不同，部門主管與成員也不同，因此在Workflow中必須定義對應到那一個組織以方便系統自動運作，但為了方便，在Workflow建立時，系統預設都視為公司行政組織。

• 代理人設定

由於企業的User並不是一直都在公司或能上網的地方，因此只要有人請假或出差就會有代理人的問題，因為Workflow電子簽核，一定要有人上線簽核才會往下流動單據，因此企業主管出差請假前就必須讓系統知道由誰代理原來的角色，代理的設定將有時間性與功能性，如下圖定義此角色將由那個User代理並指定期間，並且可以指定哪些流程由哪些人代理之，讓系統的代理可以更彈性。

上圖中，注意有一個「平行代理」欄位，正常代理情況下都是「N」，如果為「Y」代表被代理者與代理者間的關係是平行的關係，也就是此代理關係是屬於常態性的代理，並非一段短期間的代理，在待辦事項中兩者都會看到相同的單據，兩者也都可以對此些單據進行簽核，不同的是：如果是原角色簽核時將不會發出「通知」給平行代理者，反之，如果是平行代理者簽核時，流程將會繼續往下流動，同時系統將會自動發送「通知」給原職務角色，其目的是為了解決原職務角色經常外出，公司內部的職務將有一位常態的代理人，以免因主管外出影響公司運作。

 

q待辦事項

這個部份就是要顯示登入者的待辦事項，所謂待辦事項就是根據企業的流程制度，其屬下或其他部門的使用者必須經過登入者批示或確認才能生效的單據，在此待辦事項可以直接打開此單據的表單或報表進行審核或確認，因為每個人都有他自己的待辦，所以會依登入者在企業所扮演的不同角色來顯示出待辦事項，一個使用者可以扮演多個角色，並會在同一個待辦窗中看到所有負責的事項，就好像E-Mail一樣，每個人都有自己的E-Mail。另外，簽核者擊點將此單據打開並簽核或直接點擊審核，點擊退回。

q 經辦事項 

這個部份是指登入者所經辦過且未結案的事項與單據，只要經過此登入者所經手的任何單據，都會自動列在此追蹤事項中，當然，與待辦事項一樣每個登入者有他自己的追蹤事項。也可點擊來打開原來的單據，但不能去更改資料，因為已經在流程當中；這按鈕就是要將呈送過去的單據取回，此是為了在主管未簽核單據前，呈送者都可以後悔取回，但如果主管已經簽核或已經在呈送到下面流程時，即無法有權利取回，只能找目前的經辦人員將其單據退回。經辦追蹤如圖所示，與待辦是非常相似的。

q  通知事項

指登入者所有通過的單據，或他人所提供的通知類型的單據會顯示於通知事項中，與待辦最大的不同是，待辦必須由登入者即時處理，才能往下運作，但通知則較無關緊要，登入者不處理也不影響他人的運作，自行參考或慢慢處理即可。

q  逾時事項

企業的管理已經從危機處理進化到防範於未然，與其有很強的應變能力，還不如防範事件的發生，逾時事項就是要扮演逾時單據通知的功能，以防止屬下積壓重要單據來減少企業的損失。透過逾時事項可以來了解登入者屬下的單據產生逾時情況，並會透過逾時事項來通知其後面的高階主管，而且可以指定要查看的屬下階層，如設定為2級，代表往下查看2級的屬下是否有超過指定時間尚未處理的單據。逾時事項的畫面如圖所示，可以透過屬下層級來設定查看層級。